Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist Chatbot-Plattform regio-it.ch.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir erheben personenbezogene Daten nur, wenn Sie uns diese freiwillig mitteilen oder wenn dies zur Bereitstellung unseres Dienstes notwendig ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der Einwilligung oder zur Erfüllung des Vertrags zum Betrieb des Chatbot-Trainings.

3. Datenverarbeitungsprozess (Technischer Ablauf)

Um Ihre Privatsphäre zu schützen und maximale Datensicherheit zu gewährleisten, nutzen wir ein Verfahren, das auf Datenminimierung basiert:

• Upload: Sie laden Dokumente auf regio-it.ch hoch, um eine Wissensbasis für Ihren Chatbot zu erstellen.
• Lokale Verarbeitung: Die Dokumente werden mittels lokaler Embedding-Modelle verarbeitet. Dabei werden die Inhalte in mathematische Vektoren umgewandelt. Durch die lokale Verarbeitung verlassen die Rohdaten Ihre kontrollierte Umgebung nicht für den Prozess der Vektorisierung.
• Vektordatenbank (VectorDB): Diese Vektoren werden in einer Vektordatenbank gespeichert. Diese Vektoren repräsentieren die Inhalte Ihrer Dokumente und dienen der technischen Abfrage durch den Chatbot.
• Sofortige Löschung: Die Originaldokumente werden unmittelbar nach der erfolgreichen Umwandlung in Vektoren automatisch und unwiderruflich aus unserem System gelöscht.

4. Speicherdauer und Löschung

• Originaldokumente: Diese werden sofort nach der Verarbeitung gelöscht und verbleiben nicht auf unseren Servern.
• Vektordaten: Diese verbleiben in der Vektordatenbank, solange Sie den Dienst nutzen.
• Manuelle Löschung: Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten. Sie können die in der Vektordatenbank gespeicherten Daten jederzeit manuell über [das Dashboard / die Benutzeroberfläche] löschen.

5. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Da die Embedding-Modelle lokal laufen, minimieren wir das Risiko von Datenabflüssen zu externen KI-Anbietern.

6. Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Die Verarbeitung erfolgt auf unserer Infrastruktur.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:
* Auskunft: Sie können jederzeit anfragen, welche Daten über Sie gespeichert sind.
* Berichtigung: Sie können verlangen, dass unrichtige Daten korrigiert werden.
* Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten (Vektoren in der Datenbank) jederzeit verlangen oder selbst vornehmen.
* Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Änderungen werden auf dieser Website veröffentlicht.

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4. WhatsApp Business API

Wir nutzen die WhatsApp Business API der Meta Platforms, Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA. Der Dienstanbieter in der EU ist Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland.

4.1 Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie über unsere SaaS-Plattform einen eigenen WhatsApp Chatbot betreiben, leiten wir die von Ihnen und Ihren Kunden versendeten und empfangenen Nachrichten über die WhatsApp Business API an Meta weiter. Dies dient der Bereitstellung des Chatbot-Dienstes über WhatsApp.

4.2 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung werden folgende Daten an Meta übermittelt:

• Inhaltsdaten: Textnachrichten, Bilder, Dokumente, Audio- und Videodateien
• Metadaten: Telefonnummern von Ihnen und Ihren Kunden, Zeitstempel, Message-ID, Status-Updates "zugestellt/gelesen"
• Technische Daten: IP-Adresse, Device-Informationen

Wir haben mit Meta einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln.

4.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:
* Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen
* Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Dienstes.

4.4 Speicherdauer

Nachrichten werden von uns nur zwischengespeichert, um sie an Ihren Bot weiterzuleiten. Eine dauerhafte Speicherung auf unseren Servern erfolgt nur, wenn Sie dies in den Einstellungen aktivieren. Meta speichert die Daten gemäss der WhatsApp Business Policy.

4.5 Hinweis zur Verantwortung

Sie als unser Kunde sind Verantwortlicher für die Daten Ihrer Endkunden. Sie sind verpflichtet, vor dem Versand von Nachrichten eine wirksame Einwilligung Ihrer Endkunden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO einzuholen und uns dies auf Nachfrage nachzuweisen.

Weitere Infos: https://www.whatsapp.com/legal/business-data-processing-terms

§ 5 Nutzung der WhatsApp Business API

1. Voraussetzungen

Für die Nutzung der WhatsApp-Funktion ist ein eigener WhatsApp Business Account und eine verifizierte Telefonnummer erforderlich. Die Verbindung erfolgt über die offizielle WhatsApp Cloud API von Meta.

2. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:
* Opt-in Pflicht: Nachrichten nur an Personen zu versenden, die zuvor ausdrücklich in die Kontaktaufnahme über WhatsApp eingewilligt haben. Der Kunde stellt uns auf Anfrage Nachweise zur Verfügung.
* Inhaltliche Verantwortung: Keine Nachrichten mit rechtswidrigem, betrügerischem, irreführendem oder Spam-Inhalten zu versenden.
* Einhaltung der Meta-Richtlinien: Die "WhatsApp Business Messaging Policy" und "Commerce Policy" von Meta einzuhalten.
* Abmeldung: Seinen Endkunden in jeder Nachricht eine einfache Abmeldemöglichkeit anzubieten.

3. Kosten

Für den Versand von Nachrichten fallen Gebühren von Meta an. Diese werden 1:1 an den Kunden weiterberechnet. Die aktuellen Preise sind unter https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/pricing abrufbar.

4. Sperrung

Wir sind berechtigt, den Versand von Nachrichten vorübergehend zu beschränken oder den WhatsApp-Zugang zu sperren, wenn:
* Die Block- oder Spam-Report-Rate einen Schwellenwert überschreitet
* Meta den Account sperrt
* Ein Verstoss gegen Ziffer 2 vorliegt.

5. Haftung

Wir haften nicht für die Zustellung von Nachrichten durch WhatsApp/Meta, für Ausfälle der API oder für Sperrungen durch Meta. Die Verfügbarkeit richtet sich nach den SLAs von Meta.

6. Integration von Google Calendar & Google Sheets

Wir bieten Integrationsmöglichkeiten für Google Calendar und Google Sheets an, um die Funktionalität Ihres Chatbots zu erweitern (z. B. für die Terminbuchung oder den Datenabruf).

6.1 Zweck der Verarbeitung

Durch die Verknüpfung Ihres Google-Kontos erlauben Sie unserer Plattform, auf Ihren Google Calendar und Google Sheets zuzugreifen. Dies dient dazu:
* Google Calendar: Termine zu erstellen, zu lesen oder zu aktualisieren (z. B. Buchung von Terminen über den Chatbot).
* Google Sheets: Daten aus spezifischen Tabellenblättern zu lesen oder darin zu schreiben (z. B. Protokollieren von Kundendaten oder Abrufen von Informationen aus einer Wissensbasis).

6.2 Verarbeitete Daten

Die verarbeiteten Daten hängen vollständig von den Berechtigungen (Scopes) ab, die Sie während des OAuth-Autorisierungsprozesses erteilen:
* Google Calendar: Veranstaltungsdetails (Titel, Daten, Uhrzeiten, Beschreibungen und Orte).
* Google Sheets: Der Inhalt der spezifischen Tabellenblätter, für die Sie unsere Plattform autorisieren.

Wir greifen nur auf die Daten zu, die für die Ausführung der von Ihnen angeforderten Funktionen zwingend erforderlich sind. Wir haben keinen Zugriff auf Ihr gesamtes Google Drive oder andere nicht相关的 Dateien, sofern diese nicht ausdrücklich autorisiert wurden.

6.3 Autorisierung und Sicherheit

• OAuth 2.0: Wir verwenden das offizielle Google OAuth 2.0-Protokoll. Sie werden zur eigenen Login-Seite von Google weitergeleitet, um unsere Anwendung zu autorisieren. Wir sehen oder speichern niemals Ihr Google-Passwort.
• Token-Management: Wir speichern nur die notwendigen Zugriffstokens, um Aktionen in Ihrem Namen auszuführen. Diese Tokens werden in einem verschlüsselten Format gespeichert, um maximale Sicherheit zu gewährleisten und unbefugten Zugriff zu verhindern. Diese Tokens können Sie jederzeit über Ihre Google-Kontoeinstellungen widerrufen.

6.4 Speicherung und Verantwortung

• Speicherung: Die primäre Speicherung Ihrer Kalendereinträge und Tabellenblatts bleibt bei Google.
• Unsere Rolle: Wir agieren als Auftragsverarbeiter für die Daten, die wir über die API abrufen, um unseren Dienst zu erbringen. Wir verwenden diese Daten zu keinem anderen Zweck als der Erfüllung der von Ihnen angeforderten Funktionen.
• Google-Richtlinien: Die Daten unterliegen den eigenen Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von Google. Weitere Informationen finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

6.5 Nutzerverantwortung

Als Kontoinhaber sind Sie für den Inhalt Ihres Google Calendar und Ihrer Google Sheets verantwortlich. Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Daten, die Sie über die Integration mit unserer Plattform teilen, Ihren eigenen Datenschutzverpflichtungen gegenüber Ihren Kunden entsprechen.